Laptop mit verschiedenen Programm-Icons

Weniger Stress bei der Vereinsarbeit

  • 9. M√§rz 2022

  • Zusammenstellung: Alexandra Herzog / Manuela Geiser

  • Foto: Adobe Stock

Turnvereine sind mit vielen Herausforderungen konfrontiert. Ehrenamtliche zu finden, wird immer schwieriger und der administrative Aufwand steigt. GYMlive hat einige Beispiele zusammengetragen, die abhelfen könnten.

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Strukturen hinterfragen

Strukturen straffen und so Ehrenamts-Funktionen einsparen. Dies bedeutet nicht Mehrarbeit f√ľr bestehende Vorstandsmitglieder, sondern ein Zeitgewinn, indem sie zu Dritt (als Beispiel) schneller agieren und reagieren k√∂nnen.

Laura Locher (Präsidentin TV Dicken):
¬ęWir haben den Vorstand von sieben auf drei Personen reduziert. Seither k√∂nnen wir:

... Entscheidungen schneller und effizienter treffen und dadurch mehr erreichen.

... flexibler und agiler handeln.

... Entwicklungen schneller vorantreiben.

... in geregelten Strukturen arbeiten, was die Verlässlichkeit fördert und so Unsicherheiten und Stress reduziert.
 
... den √úberblick der Pendenzen besser wahren, da die Aufgaben auf weniger Personen verteilt sind.

… Aufgaben, die wir im Vorstand nicht bewältigen können, an andere im Verein delegieren und uns somit entlasten.

‚Ķ neue Ideen, W√ľnsche oder Vorschl√§ge schneller konkretisieren und so den Mitgliedern pr√§ziser pr√§sentieren.¬Ľ

Co-Pr√§sidien oder Co-√Ąmter schaffen und Aufgabenteilung wahrnehmen
Sabrina Hochuli (Co-Pr√§sidentin STV Reitnau): ¬ęNicht nur die Arbeitsaufteilung, sondern auch die unterschiedlichen Ansichten bereichern die Zusammenarbeit. Man steht nicht allein vor wichtigen Entscheidungen, st√§rkt sich den R√ľcken und lernt st√§ndig dazu.
Den gr√∂ssten Nutzen sehe ich darin, dass wir unterschiedliche und sich erg√§nzende F√§higkeiten mitbringen. Wir haben in manchen Dingen auch andere Sichtweisen, was wiederum zu ¬ęintelligenteren¬Ľ oder st√§rkeren Ergebnissen f√ľhrt.
Wichtig sind ein offener und ehrlicher Umgang, gute Kommunikation, gegenseitiges Vertrauen und Teamarbeit.

Einsatz von neuen Tools

Die Vereinssoftware ¬ęClubdesk¬Ľ und ¬ęFairgate¬Ľ erarbeiten mit dem STV eine gemeinsame Schnittstelle zur STV-Admin, wodurch doppelte Arbeitsschritte bald hinf√§llig werden. Die Einf√ľhrung einer solchen Vereinssoftware ist auch mit grossem Aufwand verbunden. Deshalb ist die richtige Herangehensweise wichtig.

Manuel Hartmann (Technischer Leiter STV Herznach): ¬ęIch habe f√ľr die Evaluation mindestens f√ľnf Anbieter gegen√ľbergestellt, um die Vor- und Nachteile aller zu sehen. Anhand dieser haben wir dann im Vorstand Kriterien zu Funktionalit√§ten gesetzt, welche uns sehr wichtig erscheinen. Mit diesen Kriterien haben wir dann eine Nutzwertanalyse geschaffen und die einzelnen Anbieter bewertet. So konnten wir im Vorfeld bereits festlegen, was uns f√ľr die nachtr√§gliche Arbeit als wichtig erscheint.¬Ľ

 

Zentrale Datenablageschaffen und digitale Aufgabenerfassung und -zuteilung mit Erf√ľllungsdatum mit Reminder-Funktion nutzen (z. B. auf GoogleDrive, MS Teams; Fotodatenbanken wie Flickr oder picdrop).

Pascal Geiser (TK-Mitglied und IT-Wissenstr√§ger STV Roggliswil): ¬ęKurz gesagt, wurde durch die gemeinsame Datenablage auf Google Drive unsere Zusammenarbeit bedeutend effizienter. Einen grossen Vorteil sehe ich darin, von √ľberall auf die geteilten Dateien zugreifen und √Ąnderungen direkt vornehmen zu k√∂nnen ‚Äď egal ob auf dem Tablet in der Turnhalle, unterwegs auf dem Mobile oder dann zu Hause am Laptop. Weiter wurden die Planungsmeetings deutlich effizienter, dies haupts√§chlich deshalb, da die Dokumente zeitgleich bearbeitet werden k√∂nnen und der E-Mail-Verkehr entf√§llt.

Auch die gemeinsame Fotodatenbank bringt einige Vorteile. Die neue L√∂sung erm√∂glicht allen Mitgliedern, ihre Fotos, die heutzutage ja fast ausschliesslich mit dem Smartphone geschossen werden, per App auf die Fotodatenbank hochzuladen. Der Aufwand hat sich damit auf einige wenige Klicks auf dem Smartphones reduziert. Welche Fotos auf die Datenbank geladen werden d√ľrfen, definieren wir in einer einfachen Guideline.

Weitere allgemeine Tipps

  • Klare Aufgabenteilung mit klar definierten Ansprechpersonen
  • Einsetzen der richtigen Personen am richtigen Ort (=Funktion, Amt)
  • Langfristige Planung von Vorstandsarbeiten mit Pendenzenlisten
  • Langfristige Planung von Anl√§ssen mit Pendenzenlisten
  • Einsetzen der richtigen Tools f√ľr die diversen Aufgaben
  • Einsetzen von Nicht-Vorstandsmitgliedern zur Entlastung (Delegation)
  • ¬ęAlle wissen alles¬Ľ-Struktur einf√ľhren, damit bei einem Ausfall keine Hektik ausbricht (nat√ľrlich hat schon jede/-r sein Gebiet, aber die anderen wissen auch Bescheid)
  • Schnelle Kommunikation f√ľr schnelles Handeln: nicht immer alles in Sitzungen besprechen, sondern per Whatsapp oder evtl. kurze Videocalls abhandeln, um Pendenzen schnell abzuarbeiten.
  • Nahe an den Mitgliedern sein, um ihre Anliegen usw. zu kennen, damit die Planung mit den W√ľnschen der Mitglieder √ľbereinstimmt und Sinn macht.

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