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Moins de stress pour les sociétés

  • 9 mars 2022

  • Trad. Emilie Lambiel

  • Foto: Adobe Stock

Les sociétés de gymnastique sont confrontées à de nombreux défis. Trouver des bénévoles devient de plus en plus difficile et la charge administrative augmente. GYMlive a rassemblé quelques exemples qui pourraient se révéler utiles.

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Remettre en question les structures

Simplifier les structures et économiser ainsi des postes de bénévoles.
Cela ne signifie pas un surplus de travail pour les membres actuels du comité, mais un gain de temps en leur permettant d'agir et de réagir plus rapidement à trois (à titre d'exemple).

Laura Locher (présidente de la TV Dicken) :
« Nous avons rĂ©duit notre comitĂ© de sept Ă  trois personnes. Depuis, nous pouvons ...

... prendre des décisions plus rapidement et plus efficacement et ainsi obtenir de meilleurs résultats
... agir avec plus de flexibilité et d'agilité
... accélérer le développement
... travailler dans des structures bien définies, ce qui favorise la fiabilité et réduit ainsi les incertitudes et le stress
... garder une meilleure vue d'ensemble des affaires en suspens, car les tùches sont réparties entre moins de personnes
... déléguer les tùches que nous ne pouvons pas accomplir au sein du comité à d'autres personnes de la société et nous décharger ainsi de ces tùches
... concrétiser plus rapidement les nouvelles idées, souhaits ou propositions et les présenter ainsi de maniÚre plus précise aux membres . »

Créer des coprésidences ou des co-fonctions et répartir les tùches
Sabrina Hochuli (coprĂ©sidente de la STV Reitnau) : « La collaboration est enrichie non seulement par la rĂ©partition des tĂąches, mais Ă©galement par les diffĂ©rents points de vue. On ne se retrouve pas seul face Ă  des dĂ©cisions importantes, on se soutient et on apprend en permanence.
Le plus grand avantage je le vois dans le fait que nous apportons des compĂ©tences diffĂ©rentes et complĂ©mentaires. Nous avons aussi des points de vue diffĂ©rents sur certaines choses, ce qui conduit Ă  son tour Ă  des rĂ©sultats plus « intelligents Â» ou meilleurs.
L'important, c'est d'ĂȘtre ouvert et honnĂȘte, de bien communiquer, de se faire confiance et de travailler en Ă©quipe Â».

Utilisation de nouveaux outils

Les logiciels de sociĂ©tĂ© « Clubdesk Â» et « Fairgate Â» dĂ©veloppent avec la FSG une interface commune vers FSG-Admin, ce qui rendra bientĂŽt caduques les Ă©tapes de travail redondantes. L'introduction de tels logiciels de sociĂ©tĂ© est Ă©galement liĂ©e Ă  de gros efforts. C'est pourquoi il est important d'adopter la bonne approche.

Manuel Hartmann (responsable technique de la STV Herznach) : « Pour l'Ă©valuation, j'ai comparĂ© au moins cinq fournisseurs afin de voir les avantages et les inconvĂ©nients de chacun. Sur la base de ces critĂšres, nous avons ensuite dĂ©fini au sein du comitĂ© des fonctionnalitĂ©s qui nous semblaient trĂšs importantes. Avec ces critĂšres, nous avons ensuite crĂ©Ă© une analyse coĂ»t-bĂ©nĂ©fice et Ă©valuĂ© les diffĂ©rents fournisseurs. Nous avons ainsi pu dĂ©terminer Ă  l'avance ce qui nous semblait important pour le travail ultĂ©rieur .»

Créer un archivage central des données et utiliser la saisie et l'attribution numériques des tùches avec date d'exécution et fonction de rappel (par exemple sur GoogleDrive, MS Teams ; bases de données de photos comme Flickr ou picdrop).

Pascal Geiser (Membre du CT et spĂ©cialiste IT de la STV Roggliswil) : « En rĂ©sumĂ©, le stockage commun des donnĂ©es sur Google Drive a rendu notre collaboration beaucoup plus efficace. Je vois un grand avantage dans le fait de pouvoir accĂ©der de n'importe oĂč aux fichiers partagĂ©s et d'effectuer directement des modifications - que ce soit sur tablette, en salle de gymnastique, sur mobile en dĂ©placement ou sur ordinateur portable Ă  la maison. En outre, les rĂ©unions de planification sont devenues beaucoup plus efficaces, principalement parce que les documents peuvent ĂȘtre traitĂ©s simultanĂ©ment et que l'Ă©change de courriels est supprimĂ©.

La base de donnĂ©es photos commune prĂ©sente Ă©galement quelques avantages. Cette nouvelle solution permet Ă  tous les membres de tĂ©lĂ©charger leurs photos, qui sont aujourd'hui presque exclusivement prises avec un smartphone, sur la banque de donnĂ©es photos via une application. L'effort a ainsi Ă©tĂ© rĂ©duit Ă  quelques clics sur le smartphone. Les photos qui peuvent ĂȘtre chargĂ©es dans la base de donnĂ©es sont dĂ©finies dans un guide Â».

Quelques conseils supplémentaires

  • RĂ©partition claire des tĂąches avec des interlocuteurs clairement dĂ©finis
  • Mise en place des bonnes personnes au bon endroit (= fonction, office)
  • Planification Ă  long terme des travaux du comitĂ© avec des listes de tĂąches en suspens
  • Planification Ă  long terme des Ă©vĂ©nements avec des listes de tĂąches en suspens
  • Utilisation des bons outils pour les diffĂ©rentes tĂąches
  • Faire appel Ă  des personnes non-membres du comitĂ© pour le dĂ©charger (dĂ©lĂ©gation)
  • Introduction d’une structure « tout le monde sait tout Â» pour Ă©viter la panique en cas de problĂšme (chacun a dĂ©jĂ  son domaine, mais les autres sont aussi au courant).
  • Une communication rapide pour une action rapide : ne pas toujours discuter de tout en rĂ©union, mais communiquer par Whatsapp ou Ă©ventuellement par de courts appels vidĂ©o pour traiter rapidement les affaires en suspens.
  • Être proche des membres pour connaĂźtre leurs prĂ©occupations, etc., afin que la planification corresponde aux souhaits des membres et ait un sens.

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