Mediale Begleitung deiner Sportveranstaltung

  • 22. M√§rz 2024

  • DTB / Pimster

  • zvg / Deutscher Turnerbund (DTB)

  • Beitrag √ľbernommen vom DTB/Pimster

Sportvereine k√∂nnen durch eine effektive mediale Begleitung ihrer Veranstaltungen nicht nur ihre Reichweite erh√∂hen, sondern auch die Bindung zur Fan-Gemeinschaft st√§rken. Die Eventkommunikation und Berichterstattung spielen zudem eine zentrale Rolle bei der Schaffung eines positiven Images. Hierbei geht es nicht nur darum, die Veranstaltung zu dokumentieren, sondern auch die Botschaften und Emotionen, die sie vermittelt, wirkungsvoll √ľber mehrere Kan√§le hinweg zu kommunizieren.

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Vorberichte, Live-Kommunikation und Nachberichte

Die Durchf√ľhrung der Eventkommunikation kann generell in drei Phasen unterteilt werden:

  • Vorberichte,
  • Live-Kommunikation und
  • Nachberichterstattung.

Ersteres erzeugt Vorfreude auf die Veranstaltung, aktiviert die Medien, transportiert die Sponsoren und f√∂rdert den Ticketverkauf durch Teaser und Hintergrundgeschichten. Dabei sollten alle m√∂glichen Kommunikationskan√§le regelm√§ssig bespielt werden. Nutzt die Nachberichterstattung um Dankesch√∂n-Nachrichten, Interviews und R√ľckblicke zu teilen. Ein Event kann eine nachhaltige Wirkung f√ľr euren Verein ausl√∂sen. Eine Sportveranstaltung emotionalisiert und ist ein Ereignis, das gern in Erinnerung bleibt.

Das Besondere in der Sportberichterstattung am Veranstaltungstag selbst, ist die Live-Kommunikation. Fans wollen Informationen, Ergebnisse und Updates unmittelbar abgreifen. Um Live-Updates, Ergebnisse und Highlights zu teilen, eignen sich die Social-Media-Kan√§le rund um Instagram, Facebook und TikTok am besten. Die Instagram Story kann beispielsweise als eine Art Liveticker mit Handymaterial einfach umgesetzt werden. Bei gr√∂sseren Veranstaltungen bieten sich zudem ein Live-Stream an. Setzt w√§hrend des Events auf eine Mischung aus Bildern, Videos und Texten, um eine umfassende Live-Berichterstattung zu gew√§hrleisten. Zudem k√∂nnt ihr interaktive Elemente wie Umfragen, Gewinnspiele oder Fragerunden √ľber Social Media anbieten, um die Zuschauerinnen und Zuschauer aktiv einzubeziehen.

Beispiele und Besonderheiten ‚Äď so unterscheidet sich die Kommunikation pro Zielgruppe

Sportler*innen: Kontaktiert werden die Sportlerinnen und Sportler √ľber die Vereine in Form von Mailings mit Informationen zum Anmeldeprozess, zur Wettkampforganisation und gegebenenfalls Informationen zu den Social-Media-Kan√§len und dem Bildmaterial, die sie auf ihren Kan√§len teilen k√∂nnen. √úberlegt euch Massnahmen, um die Reichweite der Sportlerinnen und Sportler auch w√§hrend und nach der Veranstaltung zu nutzen. Markiert sie auf euren Postings, stellt Fotos zur Verf√ľgung und bindet sie in eure Kommunikation ein. Dabei ist es egal, ob sie √∂ffentliche Profile haben oder nicht, jede Kommunikation eurer Veranstaltung bringt euch Aufmerksamkeit. 

Fans: Sie werden ganzheitlich √ľber Social Media, Newsletter, Medienarbeit, Website und Werbemassnahmen wie Plakate, Flyer oder Social Ads am besten erreicht. Hier gilt, f√ľr einen erfolgreichen Ticketverkauf beziehungsweise eine hohe Zuschauerzahl regelm√§√üig in den K√∂pfen pr√§sent zu sein und den Mehrwert des Events sowie die Emotionen herauszustellen. Was k√∂nnen die Zuschauerinnen und Zuschauer vor Ort erleben, welche Aktionen gibt es neben dem Wettkampfgeschehen, wie k√∂nnen sie den Wettkampf verfolgen. Wie ist der Zeitplan, welche Mannschaften treten an, wer sind die Favoriten? 

Sponsoren: Bindet eure Sponsoren in die Kommunikation mit ein und profitiert von einer gr√∂sseren Reichweite. Stellt euren Partnern neben der Logo-Einbindung auch Content, wie Texte, Bilder oder √§hnliches zur Verf√ľgung. Nutzt die Funktion des ¬ęCross-Postings¬Ľ auf Social Media, sodass die Partner eure Inhalte einfach teilen k√∂nnen. √úberlegt euch Hintergrundgeschichten, die von Partnern gesponsert werden k√∂nnen, um weitere Budgets zu akquirieren.

Medien: Die Medien sind im Rahmen der Vor-, Live- und Nachberichterstattung ein sehr wichtiger Player in eurer Kommunikation. Kontaktiert fr√ľhzeitig euren Medienverteiler und macht euch auf die Suche nach weiteren relevanten Medien in eurer Region, egal ob Zeitung, Radio, TV-Sender oder auch Magazine.

So k√∂nnte eine Medienplanung aussehen: 

  1. Vorbericht mit allen Informationen rund um die Veranstaltung und der Möglichkeit als sich Medienschaffende anzumelden.
  2. Einladung zum Mediengespr√§ch im Rahmen der Veranstaltung oder Angebot einer Interviewsituation mit Sportlerinnen udn Sportlern. Gleichzeitig Reminder f√ľr die Medienakkreditierung.
  3. Durchf√ľhrung des Mediengespr√§chs am ersten Veranstaltungstag. Vorab Planung von m√∂glichen Interviews vor Ort.
  4. Versand Nachbericht unmittelbar nach der Veranstaltung mit Fokus auf die Kernereignisse und die Ergebnisse.

Stolperfallen und rechtliche Hintergr√ľnde

Ein entscheidender Aspekt bei der medialen Begleitung von Sportveranstaltungen ist die Beachtung der Bild- und Pers√∂nlichkeitsrechte. Insbesondere bei der Fotografie von Zuschauerinnen und Zuschauer m√ľssen Sportvereine sensibel vorgehen, um die Privatsph√§re und Pers√∂nlichkeitsrechte zu respektieren.

Wenn darf man fotografieren?

Generell d√ľrfen Personen, die sich im √∂ffentlichen Raum befinden, fotografiert werden. Darauf solltet ihr beim Einlass mittels eines Aushangs nochmals aufmerksam machen. Dennoch ist es ratsam, sich bei Nahaufnahmen auf das Fotografieren von Teilnehmenden, Trainerinnen und Freiwilligen zu konzentrieren. Besondere Vorsicht ist geboten, wenn es um die Ver√∂ffentlichung von Fotos von Kindern geht. Hier ist das Einverst√§ndnis der Eltern oder Erziehungsberechtigten erforderlich. Demnach k√∂nnen die Eltern eine Ver√∂ffentlichung dementsprechend verhindern. Sportvereine sollten klare Richtlinien f√ľr die Verwendung von Bildern von Minderj√§hrigen festlegen und sicherstellen, dass solche Fotos mit gr√∂sster Sensibilit√§t behandelt werden. Es ist immer ratsam, sich rechtlich vor einer Veranstaltung abzusichern und zu informieren.

Besonderheit im Turnsport

Besonders im Turnen k√∂nnen in der Bewegung unvorteilhafte Positionen entstehen. Achtet daher bei der Auswahl der Bilder darauf, dass keine unangenehmen Fotos f√ľr die Turnerinnen und Turner ver√∂ffentlicht werden. Beim Fotografieren von Spagat Positionen ist beispielsweise die Perspektive sehr wichtig und darauf zu achten, dass nicht in den Schritt fotografiert wird. ‚Üí STV-Fotomanual

Die Medien- und Akkreditierungsrichtlinien bieten hierzu wertvolle Leitlinien, die eine respektvolle Medienbegleitung sicherstellen. Gleiches gilt auch bei der Auswahl der Fotografinnen und Fotografen, sei es der eigenen oder der Medien. Pr√ľft genau, wer sich f√ľr die Veranstaltung anmeldet, und f√ľr welches Medium fotografiert wird.

Best-Practice: So kann ein Projektplan aussehen

Dieser Beispiel-Projektplan dient als Leitfaden f√ľr die zeitliche Planung der Kommunikation einer Sportveranstaltung. Passe die Zeiten und Aktivit√§ten entsprechend den spezifischen Anforderungen und Gr√∂ssenordnungen deiner Veranstaltung an.

Phase 1

Die Planung (je nach Gr√∂sse 8‚Äď12 Wochen vor der Veranstaltung)

Woche 1‚Äď2: Zielgruppen und Ziele

Identifiziert die Hauptzielgruppen, welche √ľber die Kommunikationsmassnahmen erreicht werden sollen. Das sind meist Sportlerinnen und Sportler, Fans, Sponsoren und Medien. Ordnet jeder Zielgruppe die Informationen zu, die sie ben√∂tigen, um an der Veranstaltung teilzunehmen, wann ihr diese verschicken m√ľsst und √ľber welchen Kanal ihr sie erreichen k√∂nnt. 
 

Woche 3‚Äď6: Erstellung des Kommunikationsplans und Planung der Inhalte

Aus der oberen Zuteilung k√∂nnt ihr daraufhin einfach einen Kommunikationsplan erstellen und eure Massnahmen pro Medium zuteilen. Schreibt die Texte vor, organisiert einen Fotografen, eine Fotografin oder Videografen bzw. Videografin und √ľberlegt, was ihr f√ľr die Umsetzung der Inhalte ben√∂tigt. Der gr√∂sste Aufwand wird aus der Erfahrung im Social Media Bereich liegen. Hier werden gute Bilder, Grafiken, im besten Fall Videos und Texte ben√∂tigt. 
 

Woche 7‚Äď8: Medienarbeit und Sponsorenintegration

Pr√ľft euren Medienverteiler und plant die erste Medienmitteilung ein. Kl√§rt die Integration der Sponsoren und erstellt personalisierte Inhalte.

Phase 2

Vorberichterstattung (4‚Äď6 Wochen vor der Veranstaltung)

Woche 1‚Äď6: Ank√ľndigung auf allen Kan√§len

Ver√∂ffentlicht eine offizielle Ank√ľndigung auf allen relevanten Social-Media-Plattformen. Verschickt die erste Medienmitteilung und teilt die Informationen mit teilnehmenden Sportlerinnen, Sportlern und euren Sponsoren. Werdet aktiv und streut regelm√§ssig Hintergrundinformationen rund um die Veranstaltung, wie Startzeiten, Teilnehmende, Favoritinnen und Favoriten sowie weitere Highlights, die das Publikum erleben kann. Verweist auf den Ticketverkauf oder erinnert regelm√§ssig, sich das Datum im Kalender einzuspeichern. 
 

Woche 3‚Äď4: Pressekonferenz und Interviews

Organisiert eine Medienkonferenz oder ein Mediengespr√§ch f√ľr lokale Medien. F√ľhrt Interviews mit Schl√ľsselpersonen f√ľr die Medien oder auch die eigenen Kan√§le wie Website und Social Media. 

Phase 3

Live-Berichterstattung (Während der Veranstaltung)

Vor dem Event-Tag:

Teilt Live-Updates, Behind-the-Scenes Einblicke vom Aufbau und Interviews auf Social Media. Damit steigert ihr die Vorfreude auf das Event und erinnert die Zuschauerinnen und Zuschauer, dass das besondere Ereignis kurz bevorsteht. 
 

Am Event-Tag:

An den Tagen der Veranstaltung ist die Koordination der vielen geplanten Massnahmen der Schl√ľssel. Funktioniert der Livestream, sind die Pressevertreterinnen und -vertreter gut versorgt, die Fotografinnen und Fotografen gebrieft und funktioniert die regelm√§ssige Ver√∂ffentlichung der Wettkampf-Updates.

Phase 4

Nachberichterstattung (1‚Äď3 Wochen nach der Veranstaltung)

Woche 1: Nachbericht an die Presse 

Am ersten Tag direkt nach der Veranstaltung sollte eine Pressemitteilung mit Nachbericht und Fotos verschickt werden. 
 

Woche 2: Dankesnachrichten und Highlights

Veröffentlicht Dankesnachrichten an Teilnehmende, Zuschauende und Sponsoren. Teilt die Highlights der Veranstaltung und zeigt emotionale Momente.
 

Woche 3: Analyse und Feedback

Analysiert die Erfolgskennzahlen (Teilnehmendenzahl, Reichweite auf Social Media). Sammelt Feedback von Teilnehmenden und Zuschauenden f√ľr zuk√ľnftige Veranstaltungen.

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