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La devise « Müehsam » (pénible) a été mise en scène avec humour tout au long du spectacle. Cela a débuté par des barrières de construction à l'entrée, de sorte qu'il était vraiment « Mühesam » de passer, suivi par un souffleur de feuilles qui coupait les paroles du présentateur, jusqu’à la répétition constante de la même chanson ou l'attente vaine d'une glace. Cette devise « Mühesam » a bien évidemment été délibérément choisie et fait référence aux circonstances de préparation difficiles dues au coronavirus.
Préserver les ressources et l'énergie
Fin 2020, la société lucernoise prévoyait déjà que la saison 2021 des fêtes de gymnastique serait probablement annulée. Au lieu de cela, il a été décidé d'organiser un spectacle de gymnastique en été. « Comme une soirée de gymnastique était de toute façon prévue pour l'automne 2021, nous avons envisagé un événement en plein air. Dès le début, nous avons pensé que cette solution aurait plus de chances d'être réalisable que la variante conventionnelle en salle », déclare Elmar Steiner, président du CO. Les objectifs et la ligne directrice ont été fixés en décembre 2020. Toutefois, la planification est restée approximative jusqu'à la fin mai 2021 afin de pouvoir réagir à la situation avec flexibilité et sans trop de difficultés. « Notre objectif était de préserver les ressources et l'énergie afin d'être prêts pour la phase intensive de mise en œuvre cinq semaines avant l'événement », poursuit Elmar Steiner.
C'était incroyable de ne recevoir que des réponses favorables aux sollicitations pour les postes au CO !
Motivé, malgré un résultat incertain
Il n’a pas été nécessaire de motiver les membres, ils l'ont été d’eux-mêmes. « La longue période de restrictions et l'interdiction d'entraînement y ont probablement beaucoup contribué. C'était incroyable de voir combien de gymnastes ont exercé des chorégraphies et se sont entraînés à la force et à l'endurance malgré le vent, les températures froides, la pluie et le port de masques en mars/avril », déclare le président du CO. Et ce, malgré le fait que l'issue était incertaine et qu'une annulation complète aurait été possible à tout moment. Les postes relatifs à l'organisation ont également été pourvus rapidement. « C'était incroyable de ne recevoir que des réponses favorables aux demandes », souligne Elmar Steiner.
Impressions du spectacle de gymnastique en plein air
« Super ce que vous faites »
Le spectacle de gymnastique en plein air de la STV Zell a été bien accueilli non seulement au sein de la société, mais aussi par les sponsors. « Nous avons sollicité des sponsors pour la soirée de gymnastique à très court terme, lorsqu'il a été certain - de notre point de vue - qu'elle aurait bien lieu au début du mois de juin. C'était formidable de constater à quel point les sponsors étaient prêts à nous soutenir dans notre projet dans un délai très court », déclare Elmar Steiner. Et enfin, le public était au rendez-vous. Nous avons senti un climat de « super ce que vous faites », déclare le président du CO.
Financièrement, la STV Zell n'a pas fait de folies et s'est limitée à l'infrastructure, aux costumes et à la décoration : une simple scène couverte, quelques projecteurs, un écran et, pour les représentations, des vêtements que tout le monde a à la maison. Mais ce n'était pas ce qui importait. La société de Zell a prouvé qu'il ne faut pas grand-chose pour organiser à nouveau un grand événement - juste un peu de courage, de créativité et de flexibilité.
Conseils pour organiser un événement en période d'incertitude
L'expérience de la STV Zell
- Ne pas planifier de scénarios afin d’économiser les ressources en vue de la période intensive qui suivra si l'événement est réalisable.
- Utiliser l'effet positif des longues restrictions : les gens voulaient s’entraîner, et les gens ont systématiques répondus présents aux demandes d'emploi.
- Avoir le courage d'une organisation moins structurée. Utiliser le dynamisme, la spontanéité et les diverses compétences des membres de la société ; beaucoup de choses créatives peuvent en sortir.
- Se fixer des objectifs principaux, par exemple l'objectif de la STV-Zell : « se réunir à nouveau en tant que société, quel que soit le cadre (manifestation interne ou spectacle de gymnastique en plein air) » et ne pas subir de pression financière. Il s'agit d'une condition importante afin d'adopter une approche plus détendue.
- Avoir le courage d'informer les sponsors du projet et de les solliciter à court terme. De nombreux sponsors sont prêts à soutenir la société et le projet - s'ils le peuvent.
Communiquer ses motivations
Favoriser la cohésion, la possibilité de faire du sport ensemble, de se retrouver en « vrai », de tester les performances, de donner aux enfants la possibilité de se fixer un objectif, même s'il ne s'agit « que » d'un événement interne.
Interroger les membres sur leur motivation/opinion
Que veulent-ils ? Sont-ils motivés à lancer un spectacle de gymnastique ? Mentionner d'autres événements réalisés avec succès.
Assister à une formation continue, un nouvel élan, une remise en question
La formation continue apporte un nouvel élan, de nouvelles idées et, surtout, un échange précieux avec d'autres sociétés confrontées aux mêmes défis.
Module « Gestion des événements »
En ces temps incertains, quelles sont les qualités particulièrement recherchées pour l’organisation d'événements (pour le président du CO) ?
La gestion consciente des incertitudes est une question essentielle à l'heure actuelle. Planifier autant que nécessaire, réfléchir à l'avance aux scénarios possibles et avoir un plan B dans sa manche aident à maîtriser les défis actuels.
Quels bénéfices les participants peuvent-ils tirer du module gestion des événements ?
En échangeant avec les autres participants au cours, nous transmettons des conseils et des astuces issus de la pratique pour un événement réussi. La taille de l'événement joue un rôle secondaire. Ensemble, nous passons en revue les étapes les plus importantes de l'organisation d'un événement de manière structurée. Nous abordons également, de manière interdisciplinaire, des sujets tels que le sponsoring, le marketing ou le recrutement. Il est toujours passionnant de voir les idées créatives que les sociétés de gymnastique de Suisse ont déjà mises en œuvre sous forme d'événements et où se situent les difficultés.
Quelle est la grande valeur ajoutée pour les participants de suivre le module gestion des événements ?
Après avoir suivi le module gestion des événements de la FSG, vous serez automatiquement en mesure d'analyser sous différents angles les prochains événements auxquels vous assisterez ou que vous organiserez vous-même et d'améliorer ainsi la qualité de vos propres événements.
