La mise en œuvre de la communication événementielle peut généralement être divisée en trois phases :
- Couverture préliminaire,
- Communication en direct et
- Couverture post-événement.
Le premier génère une attente de l'événement, active les médias, fait le lien avec les sponsors et favorise la vente de billets grâce à des teasers et des histoires de fond. Pour ce faire, il convient d'utiliser régulièrement tous les canaux de communication possibles. Utilisez la couverture post-événement pour partager des messages de remerciement, des interviews et des rétrospectives. Un événement peut avoir un impact durable sur votre société. Une manifestation sportive suscite des émotions et est un événement dont on aime se souvenir.
La particularité de la couverture sportive le jour même de l'événement est la communication en direct. Les fans veulent obtenir des informations, des résultats et des mises à jour de manière instantanée. Pour partager des actualités en direct, des résultats et des moments forts, les canaux de médias sociaux les plus appropriés sont notamment Instagram, Facebook et TikTok. La Story Instagram, par exemple, peut être facilement utilisée comme une sorte de recueil de vidéos à l'aide d'un téléphone portable. Pour les événements de plus grande envergure, il est également possible de diffuser un flux en direct. Pendant l'événement, utilisez un mélange d'images, de vidéos et de textes afin de garantir une couverture complète en direct. Vous pouvez également proposer des éléments interactifs tels que des sondages, des jeux-concours ou des sessions de questions-réponses via les médias sociaux afin d'impliquer activement les spectateurs.
Les athlètes : contactez les sportifs par l'intermédiaire des sociétés sous forme de mailings contenant des informations sur le processus d'inscription, l'organisation de la compétition et, le cas échéant, des informations sur les canaux de médias sociaux et les images qu'ils peuvent partager sur leurs canaux. Réfléchissez à des mesures permettant d'exploiter la portée de ce contenu pendant et après l'événement. Identifiez-les sur vos publications, fournissez-leur des photos et intégrez-les dans votre communication. Peu importe qu'ils aient des profils publics ou non, toute communication de votre événement vous apportera de l'attention.
Les fans : le meilleur moyen deles atteindre de manière globale est d'utiliser les médias sociaux, les newsletters, les relations avec les médias, le site Internet et les mesures publicitaires telles que les affiches, les flyers ou les annonces sur les réseaux sociaux. Il s'agit ici d'être régulièrement présent dans les esprits afin de vendre des billets ou d'attirer un grand nombre de spectateurs et de mettre en avant la valeur ajoutée de l'événement et les émotions qu'il suscite. Que peuvent vivre les spectateurs sur place, quelles sont les animations en marge de la compétition, comment peuvent-ils suivre la compétition ? Quel est le programme, quelles sont les équipes en compétition, qui sont les favoris ?
Les sponsors : impliquez vos sponsors dans la communication et profitez d'une plus grande portée. En plus de l'intégration du logo, mettez à disposition de vos partenaires du contenu tel que des textes, des images ou autres. Utilisez la fonction de « cross-posting » sur les médias sociaux afin que les partenaires puissent facilement partager votre contenu. Réfléchissez à des histoires de fond qui pourraient être sponsorisées par des partenaires afin d'obtenir des budgets supplémentaires.
Les médias : les médias sont un acteur très important de votre communication dans le cadre de la couverture en amont, en direct et après la manifestation. Contactez votre liste de diffusion à l'avance et recherchez d'autres médias pertinents dans votre région, qu'il s'agisse de journaux, de radios, de chaînes de télévision ou même de magazines.
Voici à quoi pourrait ressembler un plan média :
- Couverture préliminaire avec toutes les informations sur l'événement et la possibilité pour les médias de s'inscrire.
- Invitation à un entretien avec les médias dans le cadre de l'événement ou proposition d'une possibilité d'interview avec des sportifs. Rappel pour l'accréditation des médias.
- Organisation de la rencontre avec les médias le premier jour de l'événement. Planification préalable d'éventuelles interviews sur place.
- Envoi d'un compte-rendu immédiatement après l'événement, en se concentrant sur les points clés et les résultats.
Le droit à l'image et le respect de la vie privée constituent un aspect crucial de la couverture médiatique des événements sportifs. Les sociétés sportives doivent notamment faire preuve de sensibilité lorsqu'elles photographient des spectateurs afin de respecter leur vie privée et leurs droits personnels.
Cet exemple de plan sert de guide pour la planification temporelle de la communication d'un événement sportif. Adaptez les horaires et les activités en fonction des besoins spécifiques et de l'échelle de votre événement.
