Die Durchführung der Eventkommunikation kann generell in drei Phasen unterteilt werden:
- Vorberichte,
- Live-Kommunikation und
- Nachberichterstattung.
Ersteres erzeugt Vorfreude auf die Veranstaltung, aktiviert die Medien, transportiert die Sponsoren und fördert den Ticketverkauf durch Teaser und Hintergrundgeschichten. Dabei sollten alle möglichen Kommunikationskanäle regelmässig bespielt werden. Nutzt die Nachberichterstattung um Dankeschön-Nachrichten, Interviews und Rückblicke zu teilen. Ein Event kann eine nachhaltige Wirkung für euren Verein auslösen. Eine Sportveranstaltung emotionalisiert und ist ein Ereignis, das gern in Erinnerung bleibt.
Das Besondere in der Sportberichterstattung am Veranstaltungstag selbst, ist die Live-Kommunikation. Fans wollen Informationen, Ergebnisse und Updates unmittelbar abgreifen. Um Live-Updates, Ergebnisse und Highlights zu teilen, eignen sich die Social-Media-Kanäle rund um Instagram, Facebook und TikTok am besten. Die Instagram Story kann beispielsweise als eine Art Liveticker mit Handymaterial einfach umgesetzt werden. Bei grösseren Veranstaltungen bieten sich zudem ein Live-Stream an. Setzt während des Events auf eine Mischung aus Bildern, Videos und Texten, um eine umfassende Live-Berichterstattung zu gewährleisten. Zudem könnt ihr interaktive Elemente wie Umfragen, Gewinnspiele oder Fragerunden über Social Media anbieten, um die Zuschauerinnen und Zuschauer aktiv einzubeziehen.
Sportler*innen: Kontaktiert werden die Sportlerinnen und Sportler über die Vereine in Form von Mailings mit Informationen zum Anmeldeprozess, zur Wettkampforganisation und gegebenenfalls Informationen zu den Social-Media-Kanälen und dem Bildmaterial, die sie auf ihren Kanälen teilen können. Überlegt euch Massnahmen, um die Reichweite der Sportlerinnen und Sportler auch während und nach der Veranstaltung zu nutzen. Markiert sie auf euren Postings, stellt Fotos zur Verfügung und bindet sie in eure Kommunikation ein. Dabei ist es egal, ob sie öffentliche Profile haben oder nicht, jede Kommunikation eurer Veranstaltung bringt euch Aufmerksamkeit.
Fans: Sie werden ganzheitlich über Social Media, Newsletter, Medienarbeit, Website und Werbemassnahmen wie Plakate, Flyer oder Social Ads am besten erreicht. Hier gilt, für einen erfolgreichen Ticketverkauf beziehungsweise eine hohe Zuschauerzahl regelmäßig in den Köpfen präsent zu sein und den Mehrwert des Events sowie die Emotionen herauszustellen. Was können die Zuschauerinnen und Zuschauer vor Ort erleben, welche Aktionen gibt es neben dem Wettkampfgeschehen, wie können sie den Wettkampf verfolgen. Wie ist der Zeitplan, welche Mannschaften treten an, wer sind die Favoriten?
Sponsoren: Bindet eure Sponsoren in die Kommunikation mit ein und profitiert von einer grösseren Reichweite. Stellt euren Partnern neben der Logo-Einbindung auch Content, wie Texte, Bilder oder ähnliches zur Verfügung. Nutzt die Funktion des «Cross-Postings» auf Social Media, sodass die Partner eure Inhalte einfach teilen können. Überlegt euch Hintergrundgeschichten, die von Partnern gesponsert werden können, um weitere Budgets zu akquirieren.
Medien: Die Medien sind im Rahmen der Vor-, Live- und Nachberichterstattung ein sehr wichtiger Player in eurer Kommunikation. Kontaktiert frühzeitig euren Medienverteiler und macht euch auf die Suche nach weiteren relevanten Medien in eurer Region, egal ob Zeitung, Radio, TV-Sender oder auch Magazine.
So könnte eine Medienplanung aussehen:
- Vorbericht mit allen Informationen rund um die Veranstaltung und der Möglichkeit als sich Medienschaffende anzumelden.
- Einladung zum Mediengespräch im Rahmen der Veranstaltung oder Angebot einer Interviewsituation mit Sportlerinnen udn Sportlern. Gleichzeitig Reminder für die Medienakkreditierung.
- Durchführung des Mediengesprächs am ersten Veranstaltungstag. Vorab Planung von möglichen Interviews vor Ort.
- Versand Nachbericht unmittelbar nach der Veranstaltung mit Fokus auf die Kernereignisse und die Ergebnisse.
Ein entscheidender Aspekt bei der medialen Begleitung von Sportveranstaltungen ist die Beachtung der Bild- und Persönlichkeitsrechte. Insbesondere bei der Fotografie von Zuschauerinnen und Zuschauer müssen Sportvereine sensibel vorgehen, um die Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte zu respektieren.
Dieser Beispiel-Projektplan dient als Leitfaden für die zeitliche Planung der Kommunikation einer Sportveranstaltung. Passe die Zeiten und Aktivitäten entsprechend den spezifischen Anforderungen und Grössenordnungen deiner Veranstaltung an.
